วิธีแจ้งปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพ

ในชีวิตประจำวันและการทำงานของเราจะพบกับปัญหามากมาย โดยเฉพาะเรื่องงาน เวลาเจอปัญหา เราจะรายงานผู้บังคับบัญชาเป็นนิสัย หลายคนเอาปัญหาไปเล่าให้หัวหน้าฟัง เล่าปัญหาให้ผู้บังคับบัญชาฟัง แล้วรอให้ผู้บังคับบัญชาชี้แจง สถานการณ์จริงคือหลังจากที่เราถามคำถาม หัวหน้าจะถามเหตุผลหรือวิธีแก้ปัญหาเพิ่มเติมตามปรากฏการณ์ที่เราถาม ในเวลานี้คนที่นำปัญหาไปบอกเจ้านายจะอยู่ในสถานการณ์ที่น่าอึดอัดใจ

มีกรณีดังกล่าว

มีข้อบกพร่องในการชุบทองในขั้นตอนการทำแผ่นทองคำ บุคลากรด้านเทคนิคเปลี่ยนกระบวนการเพื่อแก้ปัญหานี้ แต่หลังจากการเปลี่ยนแปลงกระบวนการในภายหลังพวกเขาไม่ได้เขียนแบบฟอร์มใบสมัครเพื่อเปลี่ยนแปลงรายการข้อมูลโดยละเอียดทันเวลาส่งผลให้มีการผลิตแผ่นฐานตามข้อมูลเก่าบน เว็บไซต์. เป็นผลให้แผงวงจรพิมพ์ถูกทิ้งทั้งหมดและใช้เวลาจัดส่งเพียง 5 วัน ผู้รับผิดชอบรายงานเรื่องนี้ต่อผู้นำและหวังว่าจะได้รับความช่วยเหลือ

อย่างไรก็ตาม เมื่อหัวหน้าถามเขาว่าเขาแน่ใจในสาเหตุหรือไม่ หรือว่าเขามีวิธีรับมืออย่างไร เขาก็ไม่รู้ว่าสาเหตุของเหตุการณ์นั้นเป็นอย่างไร และต้องยืนอย่างงุ่มง่ามอยู่อย่างนั้น ผลที่ตามมาคือผู้นำพบบุคลากรที่เกี่ยวข้องเพื่อตรวจสอบและยืนยันเรื่องทั้งหมด ซึ่งไม่เพียงแก้ปัญหาได้ไม่ดี แต่ยังส่งผลต่อประสิทธิภาพอย่างมาก

วิธีการแจ้งปัญหาข้างต้นไม่ถูกต้อง

ทำอย่างไรจึงจะได้รับผลตอบรับที่มีประสิทธิภาพ?

ข้อมูลป้อนกลับที่ได้ผลจริงคือการอธิบายให้ผู้นำทราบพร้อมแนวทางแก้ไขและผลการสอบสวน เพียงแค่รับข้อเสนอแนะเกี่ยวกับปรากฏการณ์หรือปัญหาก็จะกลายเป็นการร้องเรียน การบ่นไม่ได้ทำอะไรเลยนอกจากระบายอารมณ์ และมันจะทำให้ผู้คนรู้สึกไม่เป็นมืออาชีพหากนำไปใช้งาน

เหตุใดเราจึงควรหาเหตุผลหรือแนวทางแก้ไขหลังการสอบสวนเพื่อแสดงความคิดเห็น ด้านหนึ่ง กระบวนการสืบหาสาเหตุทำให้เราได้รับความรู้ที่สั่งสมมาซึ่งเป็นประโยชน์อย่างยิ่งต่อการพัฒนาความสามารถของตนเอง ในทางกลับกัน หลังจากการสืบสวนและการยืนยัน เราสามารถค้นหาสาเหตุและผลที่ตามมาของเรื่องทั้งหมด จากนั้นเราจะสามารถค้นหามาตรการตอบโต้ได้อย่างรวดเร็วเมื่อเรารายงานต่อผู้นำ และนำไปใช้อย่างรวดเร็วเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ